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特定記録とは?サービス内容の意味や料金を解説【用語集】

投稿日:2018年10月14日 更新日:

特定記録サービスとは?

特定記録とは、郵便物の配達状況を記録して照会できる郵便サービスのことです。
例えば「出した郵便物が相手の郵便受けに届いているのか確認したい」時などにこの特定記録をオプションとしてつけてもらいます。
大事な書類や請求書などの信書を送る際に付ける方います。
また、最近ではメルカリやヤフオクの商品発送でトラブル防止に記録をつけておきたい方が使っています。

さらに詳しく「特定記録」について解説をさせていただきます。

特定記録の意味と事例

特定記録は、定形郵便、定形外郵便、ゆうメールなどに追加オプションとして付けることができるサービスです。
郵便物一つに対して追跡番号が発行されて郵便局での引受から宛先の郵便受けに投函(配達)された所までを記録してくれます。
相手の都合で投函できずに局に持ち帰った場合も記録されます。
記録を照会するには、郵便局が運営している「追跡サービス」ページで確認ができます。
※記録が反映されるまで多少のお時間がかかります。

特定記録は、どんな時につければいいの?と疑問もあると思いますので事例をご紹介します。

メルカリやヤフオクの取引きで起こるトラブルの一つに「発送してもらった商品が届いていない!」というものがあります。
販売者が定形外郵便で送った所、1週間経っても購入者に届いていないと言われるトラブルのことです。
通常の定形外郵便の場合は、追跡番号がついていないので調べるのが困難になります。
しかし、特定記録が付いていればどこで止まっているかなどがわかります。
中にはきちんと郵便受けに投函されているのに「受け取っていない」と嘘を言う人もいますので見抜くことが可能です。
安心して発送したい場合などに特定記録をつけることをおすすめします。

特定記録の料金

特定記録の料金は、郵便物の送料(郵便料金)に160円の加算となります。
郵便局でのお支払いは、現金のみとなります。

さらに追加オプションで配達日指定や速達をつけることも可能です。

特定記録が出せる場所

特定記録をつけて出せる場所は、郵便局窓口だけとなります。
郵便物を窓口に持って行って「特定記録を付けて下さい」と言うと局員の方が手続きをしてくれます。
郵便物に追跡番号シールを貼って控えの用紙がもらえます。

用紙には、相手の住所と自身の住所をスキャンした画像と追跡番号が印刷されています。
後日、追跡番号を「追跡サービス」ページに入力すると配達状況を確認できます。

料金の支払いは現金のみです。

特定記録の注意点

特定記録を出す際に注意しておく点は以下の通りです。

・損害補償はありません。
・日曜日、祝日の配達はしません。
・宛先不明などでお届けができず戻ってきても返金はありません。
・受取相手から捺印は、もらいません。投函で完了となります。

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